Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą nastawiony jest na osiąganie maksymalnych zysków i minimalizowanie kosztów. Jednym z elementów ich obniżania jest optymalizacja wydatków. Warto na każdym etapie prowadzenia firmy przyjrzeć się dokładniej ponoszonym opłatom i dostosować je do realnych potrzeb. Ponadto wprowadzenie małych zmian może przyczynić się do powstania sporych oszczędności, które wykorzystać można na inwestycje lub zabezpieczenie na przyszłość. 



Na początek warto zastanowić się nad wynajmowaną powierzchnią biurową. Może okazać się, że przy innym rozmieszczeniu stanowisk pracy, jesteśmy w stanie zmniejszyć powierzchnię a tym samym płacić mniejsze kwoty za wynajem.
Kolejnym krokiem przy planowaniu zoptymalizowania kosztów, jest wyposażenie wspomnianego biura w niezbędny sprzęt.  Coraz częściej stosowaną praktyką w tej kwestii jest jego zakup z drugiej ręki, wyprzedażowego lub poleasingowego. To bardzo dobra alternatywa do nabycia nowych, bardzo drogich urządzeń.
Idąc krok dalej – kolejne gigantyczne koszty to oprogramowanie i tworzenie infrastruktury informatycznej. Możemy tego uniknąć stosując darmowe programy lub korzystając z rozwiązań cloud. Przy działalności na mniejszą skalę można rozważyć skorzystanie z coworkingu, które oferuje biurowe warunki na bardzo korzystnych zasadach. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest również możliwość spotkania ekspertów z wielu dziedzin w jednym miejscu, dzięki czemu mamy szansę na zbudowanie sieci kontaktów a często pozyskania nowych Klientów czy też tworzenia wspólnych projektów. Większe podmioty gospodarcze zazwyczaj jednak posiadają własną siedzibę i nie mają możliwości skorzystania z ww. rozwiązania chociażby ze względu na skalę czy też rodzaj działalności. Szukają więc pomysłów w innych obszarach.
Jednym z nich jest zastosowanie w firmie outsourcingu. To nic innego, jak powierzenie wykonania innym firmom konkretnych usług za nas. Może to być np.  prowadzenie księgowości, serwisowanie sprzętu, marketing, sprzątanie biura czy zarządzanie kadrami i rekrutacja nowych pracowników. Należałoby również przyjrzeć się tzw. kosztom reprezentacji. Wyjazdy, delegacje, taxówki, pociągi, noclegi. Nie zawsze konieczne jest spotkanie face to face a możliwości dzisiejszej technologii dają nam wiele możliwości. Telefonia internetowa i komunikatory pozwalają utrzymywać stały kontakt z klientami. Wideo- i telekonferencje natomiast stwarzają warunki do bezpośredniego kontaktu z partnerem biznesowym, nawet tym, który znajduje się na innym kontynencie. To nie tylko cięcie kosztów, ale przede wszystkim oszczędność czasu – najcenniejszej waluty.
Jeśli już o walutach mowa, wybór konta firmowego może być źródłem sporych oszczędności. Należałoby zatem przejrzeć oferty banków w celu porównania najtańszych opcji bądź takich, które będą najbardziej odpowiednie dla prowadzenia naszego biznesu. Analogicznie takiej analizy dokonać można pod kątem sposobów promocji naszej działalności i wybrania takich narzędzi, które w pełni realizować będą cele komunikacyjne i biznesowe. Planując wszelkiego rodzaju działania reklamowe, musimy zastanowić się gdzie możemy spotkać potencjalnych klientów i jak najłatwiej i najtaniej do nich dotrzeć. To tylko niektóre podpowiedzi, z jakich może skorzystać każdy szukający oszczędności w firmie.

Jest jednak jeden obszar na którym oszczędzać nie można. To pracownicy. Ta przewrotna wskazówka ma jednak swój sens i w efekcie również prowadzi do oszczędności. Niedoceniani pracownicy bowiem  szybko odchodzą, zmieniają się, rotują. Dla firmy to ogromne nakłady na ciągłe szkolenia
i wdrażanie nowych osób. To kolejny wydatek, bo wdrażany pracownik kosztuje znacznie więcej niż ten, który już dobrze zna swoje obowiązki. Doceniając pracę ludzi w przedsiębiorstwie, nie tylko oszczędzamy na szkoleniach, ale także na czasie osób, które muszą odrywać się od swoich obowiązków, celem nauczenia „nowych”. Pamiętajmy o tym zawsze, gdy będziemy planować optymalizację wydatków w firmie. To się po prostu nie opłaca!